持之以恒做好一件事
——審計(jì)檔案的“立”與“用”
□ 冷萌曉
“如果我們的審計(jì)檔案工作搞好了，再過若干年后，我們的后代來研究我們這段歷史的時(shí)候，就有大量真實(shí)的檔案資料可資利用。”這是李金華同志在1987年發(fā)表的《加強(qiáng)審計(jì)檔案工作》一文中寫到的。
在此次“審計(jì)優(yōu)良傳統(tǒng)、作風(fēng)與精神”訪談活動(dòng)中，為了梳理歷史、核實(shí)細(xì)節(jié)，我們查閱了大量的審計(jì)檔案。這些記錄過往、內(nèi)容詳盡的信息資料，為此次工作的順利開展提供了極大的便利。
回望過去，審計(jì)署成立之初，審計(jì)檔案并沒有直接的管理經(jīng)驗(yàn)可以復(fù)制和借鑒。而今天，它卻以獨(dú)有的特點(diǎn)，發(fā)揮著越來越重要的作用。審計(jì)檔案的管理工作究竟經(jīng)過了怎樣的發(fā)展歷程？我們?yōu)榇俗咴L了一些老同志。
結(jié)緣蘭臺(tái)
原在中共中央辦公廳機(jī)要局工作的曹忠，1983年調(diào)到審計(jì)署籌備組，1984年6月任辦公廳副主任，分管文書、檔案工作，干了三十幾年機(jī)要工作的他從此與蘭臺(tái)結(jié)緣。
1984年，曹忠53歲，為了推動(dòng)檔案這項(xiàng)“新鮮工作”的開展，他進(jìn)行了很多研究和探索。
“審計(jì)有一個(gè)特殊性，發(fā)現(xiàn)的問題涉及材料非常多，量很大。審計(jì)檔案很重要，審計(jì)形成的材料隨時(shí)可能要查。既然這樣就得有一套理論、一套方法（去管理）。”曹忠這樣看待這項(xiàng)工作。
為了摸索出適合審計(jì)工作的檔案管理途徑，曹忠不僅研究審計(jì)，還研究檔案管理理論和方法，最終參考美國(guó)檔案學(xué)家的“來源原則、全宗原則和職能原則”，再結(jié)合中國(guó)審計(jì)實(shí)踐，提出了關(guān)于審計(jì)檔案職能分類原則。其目的是把審計(jì)文件材料從審計(jì)機(jī)關(guān)形成的全部文件材料中區(qū)分和分離出來，將“審計(jì)檔案”作為獨(dú)立體系進(jìn)行管理。這個(gè)研究成果在上世紀(jì)80年代中期即獲得了國(guó)家檔案局的認(rèn)可。
“我在審計(jì)署主要就做了這件事，（它）花了我大量的時(shí)間和精力。”在訪談時(shí)，曹忠這樣說。
曹忠接受采訪（圖片由李蘇提供）
1986年4月，審計(jì)署和國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《審計(jì)檔案管理工作的暫行規(guī)定》，第一次提出了審計(jì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的基本原則和立卷歸檔以審計(jì)項(xiàng)目為單位的基本方法，為后來審計(jì)檔案科學(xué)有序、嚴(yán)格規(guī)范的管理奠定了基礎(chǔ)。
“三按”方法體系出臺(tái)
一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目，現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)結(jié)束并不是真正意義上的結(jié)束，還有最后一道工序，即將整個(gè)項(xiàng)目的審計(jì)文件材料整理立卷歸檔——這也是做起來最為繁瑣的一道工序。
1987年5月，審計(jì)署首次召開了全國(guó)審計(jì)機(jī)關(guān)檔案工作座談會(huì)。當(dāng)時(shí)，審計(jì)署的檔案工作得到了國(guó)家檔案局的充分肯定。此次座談會(huì)紀(jì)要成為全國(guó)審計(jì)系統(tǒng)檔案工作的指導(dǎo)性文件，并提出了具有行業(yè)特色的“誰審計(jì)誰立卷的原則”，推行審計(jì)人員立卷責(zé)任制。
1987年，時(shí)任副審計(jì)長(zhǎng)李金華曾對(duì)“誰審計(jì)誰立卷”原則有這樣的表述：“只有親自參加審計(jì)工作的同志，對(duì)這個(gè)過程中形成的文件材料最熟悉。哪些需要?dú)w檔，哪些不需要；哪些有價(jià)值，哪些沒有價(jià)值；哪些是原稿，哪些是后來改的，他們最清楚。因此，誰審計(jì)誰立卷，既可保證檔案的準(zhǔn)確可靠，又能提高工作效率、節(jié)省人力。如果把這件事完全交給檔案人員去做，恐怕增加五倍、六倍的檔案人員也不行。”在嚴(yán)格要求和教育培訓(xùn)下，審計(jì)人員逐漸提高了檔案管理意識(shí)。
1987年，審計(jì)署出臺(tái)《審計(jì)文件材料立卷歸檔工作試行程序》，明確了審計(jì)檔案以審計(jì)項(xiàng)目分類、按三個(gè)單元（審計(jì)文書、取證材料、項(xiàng)目計(jì)劃與總結(jié)）排列的組卷方法。自此，按職能分類、按項(xiàng)目立卷、按單元排列的“三按”方法體系形成，審計(jì)檔案工作走上了規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。
檔案的價(jià)值
《審計(jì)檔案理論與實(shí)務(wù)》封面
審計(jì)檔案是審計(jì)業(yè)務(wù)工作的歷史記錄，一直以來，審計(jì)署對(duì)立卷工作有著“完整、精煉、規(guī)范”的質(zhì)量要求。
至1991年，審計(jì)署和國(guó)家檔案局先后研究、出臺(tái)了5個(gè)審計(jì)檔案工作制度和規(guī)范性文件。遵循這些規(guī)范，審計(jì)檔案立卷質(zhì)量達(dá)到了一定的水準(zhǔn)。有一些審計(jì)機(jī)關(guān)還根據(jù)審計(jì)署的相關(guān)規(guī)范，將此前已立卷歸檔的全部審計(jì)案卷重新進(jìn)行了立卷整理。有的審計(jì)機(jī)關(guān)對(duì)不符合規(guī)定的審計(jì)檔案一律進(jìn)行了返工。
審計(jì)檔案在審計(jì)工作中占有重要地位，也的確發(fā)揮了重要作用。如在處理復(fù)審、申訴和行政訴訟等事項(xiàng)時(shí)，審計(jì)檔案提供了可靠的依據(jù)。
審計(jì)署曾對(duì)內(nèi)蒙古物資局1984年以前財(cái)務(wù)收支進(jìn)行過審計(jì)。對(duì)于審計(jì)結(jié)論和決定，該局原領(lǐng)導(dǎo)曾三次向上級(jí)機(jī)關(guān)提出申訴。因?qū)徲?jì)檔案資料完整、過硬，每次申訴都得以及時(shí)、順利地處理。
1987年，李金華同志到貴州省調(diào)研，那里正在研究預(yù)算外基建投資問題，財(cái)政部門一個(gè)數(shù)字，計(jì)劃部門一個(gè)數(shù)字，對(duì)不起來。經(jīng)審計(jì)部門對(duì)審計(jì)檔案逐個(gè)核對(duì)查實(shí)，得到了一個(gè)比較準(zhǔn)確的數(shù)字，從而為省領(lǐng)導(dǎo)的宏觀經(jīng)濟(jì)決策提供了準(zhǔn)確的信息。他表示，“提高審計(jì)質(zhì)量本身就要求審計(jì)檔案必須齊全、精確和有使用價(jià)值。”
2007年，審計(jì)署及18個(gè)特派辦全部實(shí)現(xiàn)了審計(jì)檔案電子化和網(wǎng)上借閱瀏覽檔案，對(duì)海量檔案的管理工作走在了中央國(guó)家機(jī)關(guān)前列，受到國(guó)家檔案局的高度贊揚(yáng)，成為展示審計(jì)署嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致工作形象的一個(gè)重要窗口。
原副審計(jì)長(zhǎng)崔建民曾把審計(jì)檔案工作者稱為“無名英雄”，認(rèn)為“這項(xiàng)工作搞得好壞，是關(guān)系審計(jì)機(jī)關(guān)‘抓重點(diǎn)，打基礎(chǔ)’的大事”。從1987年即開始從事審計(jì)署檔案工作的馬榮春這樣形容自己多年的工作體悟：“只要有高度的責(zé)任心，堅(jiān)定的信心，持之以恒，就一定能做好一件事，（而）這一件事不一定驚天動(dòng)地。”
2015年9月底曹忠在家中接受采訪后與訪談組同志合影
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