細節(jié)決定成敗——審計署首次承辦亞審會側記
□ 江 江
1991年5月8日至14日，最高審計機關亞洲審計組織第五屆大會和第四次國際研討會在北京隆重舉行。短短七天，第一次承辦大型國際審計會議的中國，給世界留下了北京最美好的畫面。更重要的是，舉辦這次會議讓中國審計人更有自信了。當年審計署外事工作總結里這樣寫道：“中國審計工作在國際上鮮為人知的時代已經(jīng)過去，聲譽和影響正在逐步擴大。”
“最得意的一件事兒”
李欽，1983年到審計署后，長期從事行政后勤工作，承擔了亞審會的會務籌辦。談起二十多年前的往事，依然激情澎湃，“最得意的一件事兒，就是咱們第一次承辦亞洲審計組織第五屆大會和第四次國際研討會”。
這次大會，受到亞洲各國的普遍關注。亞審組織22個成員國的78名代表和6個國家、地區(qū)及國際組織的16名觀察員出席了大會，是此前歷屆大會中規(guī)模最大的一次。與會代表普遍反映，通過這次大會，不僅與各國同行交流了審計工作經(jīng)驗和信息，而且看到了中國改革開放以來取得的輝煌成就。
1988年，當確定第五屆亞審會要在中國舉行后，當年10月，審計署成立第五屆亞洲審計大會籌備委員會，由副審計長鄭力領導。從那時起，李欽正式參與到會議的籌辦中。
邀請國外專家來華介紹舉辦國際會議的經(jīng)驗，編寫資料，征集和印刷會徽，確定會議議題，提出大會議事規(guī)則、日程和議程草案，組織撰寫論文，確定邀請對象……大量會前準備工作都在緊鑼密鼓地準備中。
舉辦亞審大會得到了國家的大力支持。1990年6月，李鵬總理會見印度主計審計長時表示：“我們歡迎最高審計機關亞洲組織第五屆大會在北京召開，中國政府將全力給予支持。”
同年，北京剛剛成功舉辦了亞運會。1991年1月，時任副審計長鄭力在《中國審計》雜志發(fā)表署名文章。文章寫道，“我們要學習那種勤奮工作、無私奉獻，艱苦奮斗、勤儉辦事，顧全大局、團結協(xié)作，嚴守紀律、忠于職守，勇于開拓、爭創(chuàng)一流的亞運精神，把亞運會煥發(fā)出來的愛國熱情和革命精神落實到亞洲審計會議的各項準備工作中去。”
關注每個細節(jié)
成功舉辦亞審會是當時所有審計人的驕傲，但是剛剛接手這項工作時，李欽心里也在犯嘀咕：“當時審計署租房辦公，又毫無辦國際大會的經(jīng)驗，亞審會究竟該怎么辦？”
首先要確定的是，選哪里作為大會的會場。李欽他們綜合考察了當時北京有同聲傳譯設備的昆侖飯店、國際飯店和中國大飯店。綜合考量，昆侖飯店以高質(zhì)量的管理和服務得到了同志們的認可。為了確保萬無一失，當時的審計長呂培儉、外事司司長武鐵都到這三家賓館進行了實地調(diào)研，最終拍板選定了昆侖飯店。“選一個會場如此嚴謹，我覺得真是符合‘三嚴三實’的精神”，李欽說。
嚴謹，是辦會人員必須具備的素質(zhì)。嚴謹?shù)绞裁闯潭?？李欽他們拿著皮尺去昆侖飯店，不僅量會場面積有多大，還要確定會議桌的間距大小，設計桌椅布置。
昆侖飯店的會務人員被審計署同志的舉動弄蒙了，聽說是設計會場，驚訝壞了：“沒有見過，誰在我們這兒開會也沒這么弄過??！”
根據(jù)現(xiàn)場測量的結果，辦會的同志們確定了會議桌椅的擺放，但除了這些，還要考慮的具體問題更多。
1990年，海灣危機爆發(fā)，兩伊戰(zhàn)爭剛剛結束。由于這些歷史背景，一些與會國家關系比較緊張，會議組采取了很多防范措施，在活動安排上盡量考慮周全。一些按照英文字母排序要挨在一起開會的國家，會務組就得想辦法，如何讓這兩國代表別坐在一起。
有一些國家的國旗圖案特別相近，容易搞混。工作人員就在每一面國旗的白邊上寫上這個國家的名字，并標注哪頭是上，哪頭是下。
還有一些在現(xiàn)在稱不上困難的事，在當時卻相當麻煩，需要一個個解決。如會議的大背板，需要用聯(lián)合國藍。當時沒有噴繪，會務組同志跑遍了北京的百貨大樓，都買不到這種藍色的布，“后來一直找到北京旗幟廠，說我們不買旗幟，就買一塊布”，李欽回憶說。
當時外事司的徐玉棣參加過1988年在印尼召開的亞審會，為了汲取經(jīng)驗，會務組請他向大家介紹會議怎么開，都有哪些內(nèi)容。徐玉棣講的一個小細節(jié)引起了大家的注意。徐說，當時大會正開著，突然發(fā)現(xiàn)后邊跪倒一片，原來是到了禱告時間。于是，會務組在發(fā)給外賓的小冊子里，特別設計了宗教信仰一節(jié)，并提前聯(lián)系好附近的清真寺、基督堂、天主堂，將位置、聯(lián)系方式、如何去等都明確羅列在冊。
細節(jié)決定成敗。由于考慮周密，“會議做到了安全、順利，外賓滿意，署黨組滿意，我們自己也滿意”，李欽自豪地總結道。
具體到分鐘的“導演腳本”
會場安排好，會議流程如何設置？
“我和李綏奇兩個人就像做電影導演腳本一樣，分鏡頭，一個鏡頭一個鏡頭地設計，最后用A3紙畫出來、寫出來，匯訂成冊，成為一個便攜的大本子。”李欽這樣形容，“做流程預案的時候，我們一個環(huán)節(jié)一個環(huán)節(jié)地推，這個環(huán)節(jié)和下個環(huán)節(jié)的銜接，時間會具體到分鐘。中間怎么過渡，任務怎么落實，誰來負責，都要一一認真推敲確定。”李欽說。
讓他特別難忘的是，由于場地的原因，大會閉幕式和新一屆理事會會議要在同一會場召開。這意味著，會場桌椅擺放要從原來的教室式變?yōu)榛匦巫朗?，會議的背板要換，鮮花也要重擺，而這一切要在15分鐘的茶歇時間內(nèi)完成。
怎么辦？會務組的同志提前做了一個活動的大背板，兩面放字，大會一散，專人負責把標板翻過來，標板上大會閉幕式的字樣就變成了理事會。那時候背板上的字是用很薄的泡沫紙剪出來的，要頭天晚上去訂，李綏奇就一個字一個字盯著弄好。
“腳本”規(guī)定，擺花由昆侖飯店負責，需要安排幾個服務員提前把花擺放在房間角落隱蔽處，同時負責桌椅的調(diào)配；李綏奇則負責擺桌旗、國名簽牌，并完成各個代表團座位數(shù)量統(tǒng)計及安排等。李欽則拿著會議流程的大本子核對驗收，哪一項工作結束，核對完就在本子上標注一下。等“導演”在現(xiàn)場確認一切無誤后，報告當時行政司司長王道森，由其匯報給呂培儉同志，確定會議可以開始。
當時昆侖飯店的大會場是T形結構，中間有可以拆卸的隔板。等外賓15分鐘后再進會場開理事會時，會場完全變了模樣，他們很吃驚。會議按時順利召開。
為了保證會議的進行，中國審計署從澳大利亞審計署請來了兩名咨詢專家。他們看了李欽的“導演腳本”后，不由感嘆：“過去我們只知道德國人是最講秩序的，今天才知道，你們中國人也非常講秩序。”整個會務安排，外國專家也沒有挑出毛病。
當時外交部國際司司長特地到昆侖飯店來看會議準備情況，他對李欽說：“我們外交部開會都沒有你們想得這么周到，小李你調(diào)到外交部算了。”
李欽的辦會大本子儼然成了一套標準國際會議流程指南，“都是手寫的，整個一本。交到別人手上，用不著講，照著做就行了。”
第五屆亞審會取得了圓滿成功。大會選舉中國審計署審計長呂培儉為最高審計機關亞洲組織當屆主席，并通過了《北京宣言——促進公共財務與投資有效管理的指導原則》。各國代表和觀察員對我國主辦的這屆大會表示滿意。亞審組織前任主席印尼審計委員會主席尤素福對中國審計署成立不久就成功地主辦了大會深表贊賞。澳大利亞審計長泰勒說，這次會議組織的周密和取得的成果，出乎他的意料，達到了一流水平。
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