審計署上海辦加強檔案管理進一步提高審計檔案質(zhì)量
為進一步提升檔案管理水平，今年以來，審計署駐上海特派辦采取多種措施強化審計檔案歸檔保管，不斷提高審計檔案管理水平，推動審計檔案管理工作進一步走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。
一是加強領(lǐng)導(dǎo)，提高認識。該辦領(lǐng)導(dǎo)十分重視審計檔案管理工作，提出“審計檔案是審計工作的真正記錄，要把審計檔案質(zhì)量作為審計質(zhì)量控制的最后一環(huán)，從每一個人、每一個環(huán)節(jié)做起，常抓不懈”。在此思想指導(dǎo)下，該辦不斷完善歸檔管理機制，歸檔復(fù)核機制和借閱登記審批制。
二是優(yōu)化程序，注重實效。首先，為做好審計檔案歸集工作，該辦檔案室整理歸納了近幾年審計檔案歸集過程中發(fā)現(xiàn)的問題，并對照審計署發(fā)布的歸檔檔案參考樣本逐項、逐條進行研究分析，列出應(yīng)引起注意的常見問題，分發(fā)至各處室兼職檔案員及各立卷人手中，做好歸檔前的準備工作。接下來，檔案員對各處室在立卷過程中遇到的問題做好解答，如果遇到把握不準的情況，及時向署檔案部門請教，做好記錄并及時向各處室進行反饋。最后，在審計檔案裝訂前，該辦檔案室還請法規(guī)處進行復(fù)核，進一步排查歸檔文件中可能出現(xiàn)的錯漏，把好質(zhì)量控制關(guān)。
三是歸納總結(jié)，完善制度。為進一步加強檔案管理，該辦檔案室和法規(guī)處加強配合，把審計檔案質(zhì)量的關(guān)口前移，加強檔案質(zhì)量事中控制與管理，保證歸檔文件材料必須經(jīng)過復(fù)核，切實保障檔案質(zhì)量。同時，檔案室對審計檔案歸集過程中發(fā)現(xiàn)的突出問題進行收集，整理并提出了《審計署上海特派辦關(guān)于進一步加強審計檔案管理工作的意見》。
四是網(wǎng)絡(luò)管理，科學(xué)利用。該辦在設(shè)立專職檔案管理員的同時，還建立兼職檔案員制度。制度規(guī)定每個處室均設(shè)一名兼職檔案管理員，從審計項目開始到結(jié)束以及審計整改階段的全過程對檔案要素和規(guī)范要求把關(guān)，形成“自上而下、左右平衡”的網(wǎng)絡(luò)管理模式。同時，該辦還為各處室閱覽檔案提供方便，設(shè)立專門閱覽室，方便審計人員在審計準備階段查閱有關(guān)檔案資料，為審計工作順利實施做好充分的準備。（楊青）
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