審計署南京辦創(chuàng)新檔案管理取得成效
今年以來，審計署駐南京特派員辦事處圍繞年初工作總體目標(biāo)，針對檔案管理工作存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，創(chuàng)新檔案管理，使檔案歸檔質(zhì)量、檔案資源種類和檔案利用效率得到了有效提升。
一、加強組織領(lǐng)導(dǎo)，通過“三個列入”優(yōu)化檔案工作環(huán)境。一是列入發(fā)展規(guī)劃和計劃。該辦在《2012年至2015年審計工作發(fā)展規(guī)劃》中明確提出創(chuàng)建江蘇省檔案特一級的工作目標(biāo)，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，強化檔案收集整理工作，推行項目完結(jié)后一周內(nèi)歸檔制度，樹立檔案是審計工作的重要組成部分的意識。二是列入領(lǐng)導(dǎo)工作日程。辦領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作并給予強有力的支持，特派員經(jīng)常聽取檔案部門的工作匯報, 了解情況，解決問題。如在審計署統(tǒng)一組織的全國社會保障資金審計檔案歸檔工作中，辦領(lǐng)導(dǎo)親自協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)處、法規(guī)處、辦公室等相關(guān)部門，明確具體分工、歸檔程序以及時間安排，將責(zé)任落實到人。三是列入考核體系。今年，該辦除將檔案工作列入年度處室工作考核體系外，還將其列入個人業(yè)績考核，如在社會保障資金審計中將審計項目的歸檔情況列入了個人業(yè)績檔案進(jìn)行考核，實現(xiàn)了檔案考核從處室到個人的全覆蓋。
二、圍繞工作目標(biāo)，樹立“三個結(jié)合”檔案管理新理念。一是審計檔案歸檔進(jìn)度與項目實施進(jìn)度相結(jié)合。要求審計組提前籌劃、合理安排，確保審計檔案歸檔進(jìn)度與項目實施進(jìn)度同步，按照歸檔次序，在審計現(xiàn)場完成資料收集、整理工作，促進(jìn)項目整體進(jìn)度，有效提高工作效率。二是審計檔案質(zhì)量管理與項目質(zhì)量控制相結(jié)合。通過制定制度，將審計組長、審計組所在部門負(fù)責(zé)人、立卷責(zé)任人和審計組成員在審計現(xiàn)場檔案管理各個環(huán)節(jié)中的工作和責(zé)任逐一明確，要求各責(zé)任人將歸檔質(zhì)量檢查和審計質(zhì)量控制緊密結(jié)合起來，嚴(yán)控審計項目質(zhì)量關(guān)。三是檔案歸集要素核查與審計成果收口相結(jié)合。項目資料歸檔時，檔案管理人員須檢查項目實施方案確定的審計事項和審計目標(biāo)的完成情況，確保審計成果不遺漏。
三、圍繞中心任務(wù)，通過“三個注重”創(chuàng)新檔案編研工作。一是編研材料選題緊緊圍繞審計中心任務(wù)，注重實用性和科學(xué)性。該辦收集整理了2005年至2011年期間有關(guān)社會保障資金審計和南水北調(diào)工程審計的檔案資料，形成了《歷年社保審計信息成果匯編專輯》和《歷年南水北調(diào)工程審計信息成果匯編專輯》等系列編研材料。二是在編研材料取材過程中注重信息資源的關(guān)聯(lián)性和開放性。如社保審計信息成果匯編取材范圍涉及土地出讓收入和土地整治資金審計、中央轉(zhuǎn)移支付支農(nóng)專項資金審計調(diào)查等12個審計或?qū)徲嬚{(diào)查項目，時間跨度長達(dá)7年。三是在利用編研材料時注重方便和高效。該辦充分利用檔案數(shù)字化優(yōu)勢，將編研材料形成電子件接入審計管理系統(tǒng)平臺，方便審計人員閱讀和利用。
四、深挖室藏資源，通過“三個方面”拓寬檔案利用服務(wù)面。一是深入挖掘歷年審計檔案問題線索，為進(jìn)一步擴大審計成果提供服務(wù)。如通過查閱2005年某資產(chǎn)管理公司審計檔案發(fā)現(xiàn)的土地出讓金問題線索，經(jīng)過審計人員進(jìn)一步跟蹤查證揭示出的國有資產(chǎn)流失問題被審計要情采用。二是充分發(fā)揮審計檔案歷史憑證的作用，為與其他政府部門實現(xiàn)信息共享提供服務(wù)。如為國家稅務(wù)總局稽查局提供2003年某省稅收征管質(zhì)量情況專項審計調(diào)查項目檔案查詢服務(wù)，實現(xiàn)了跨部門的檔案信息資源共享。三是利用室藏檔案的完整性和準(zhǔn)確性，為職工個人提供查詢服務(wù)。如為退休職工提供1998年個人房屋所有權(quán)登記和房屋契約的檔案查詢服務(wù)，使其子女辦理購房補貼有了可靠的依據(jù)和參考。
通過以上創(chuàng)新舉措，該辦的檔案歸檔質(zhì)量、檔案資源種類、檔案利用效率得到了有效提升。2012年以來，該辦陸續(xù)制定了《審計項目檔案立卷注意事項》和《文書檔案歸檔注意事項》等規(guī)定，細(xì)化現(xiàn)場審計操作規(guī)范，為審計人員提供清晰的工作程序和工作步驟指南，使歸檔標(biāo)準(zhǔn)更加具體和明確。同時，積極收集重大事項的聲像和照片檔案，建立審計項目電子檔案，豐富室藏檔案資源種類，使“死”檔案變成了“活”資料，檔案助力審計工作的優(yōu)勢得到有效發(fā)揮。（張建玲）
一、加強組織領(lǐng)導(dǎo)，通過“三個列入”優(yōu)化檔案工作環(huán)境。一是列入發(fā)展規(guī)劃和計劃。該辦在《2012年至2015年審計工作發(fā)展規(guī)劃》中明確提出創(chuàng)建江蘇省檔案特一級的工作目標(biāo)，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，強化檔案收集整理工作，推行項目完結(jié)后一周內(nèi)歸檔制度，樹立檔案是審計工作的重要組成部分的意識。二是列入領(lǐng)導(dǎo)工作日程。辦領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作并給予強有力的支持，特派員經(jīng)常聽取檔案部門的工作匯報, 了解情況，解決問題。如在審計署統(tǒng)一組織的全國社會保障資金審計檔案歸檔工作中，辦領(lǐng)導(dǎo)親自協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)處、法規(guī)處、辦公室等相關(guān)部門，明確具體分工、歸檔程序以及時間安排，將責(zé)任落實到人。三是列入考核體系。今年，該辦除將檔案工作列入年度處室工作考核體系外，還將其列入個人業(yè)績考核，如在社會保障資金審計中將審計項目的歸檔情況列入了個人業(yè)績檔案進(jìn)行考核，實現(xiàn)了檔案考核從處室到個人的全覆蓋。
二、圍繞工作目標(biāo)，樹立“三個結(jié)合”檔案管理新理念。一是審計檔案歸檔進(jìn)度與項目實施進(jìn)度相結(jié)合。要求審計組提前籌劃、合理安排，確保審計檔案歸檔進(jìn)度與項目實施進(jìn)度同步，按照歸檔次序，在審計現(xiàn)場完成資料收集、整理工作，促進(jìn)項目整體進(jìn)度，有效提高工作效率。二是審計檔案質(zhì)量管理與項目質(zhì)量控制相結(jié)合。通過制定制度，將審計組長、審計組所在部門負(fù)責(zé)人、立卷責(zé)任人和審計組成員在審計現(xiàn)場檔案管理各個環(huán)節(jié)中的工作和責(zé)任逐一明確，要求各責(zé)任人將歸檔質(zhì)量檢查和審計質(zhì)量控制緊密結(jié)合起來，嚴(yán)控審計項目質(zhì)量關(guān)。三是檔案歸集要素核查與審計成果收口相結(jié)合。項目資料歸檔時，檔案管理人員須檢查項目實施方案確定的審計事項和審計目標(biāo)的完成情況，確保審計成果不遺漏。
三、圍繞中心任務(wù)，通過“三個注重”創(chuàng)新檔案編研工作。一是編研材料選題緊緊圍繞審計中心任務(wù)，注重實用性和科學(xué)性。該辦收集整理了2005年至2011年期間有關(guān)社會保障資金審計和南水北調(diào)工程審計的檔案資料，形成了《歷年社保審計信息成果匯編專輯》和《歷年南水北調(diào)工程審計信息成果匯編專輯》等系列編研材料。二是在編研材料取材過程中注重信息資源的關(guān)聯(lián)性和開放性。如社保審計信息成果匯編取材范圍涉及土地出讓收入和土地整治資金審計、中央轉(zhuǎn)移支付支農(nóng)專項資金審計調(diào)查等12個審計或?qū)徲嬚{(diào)查項目，時間跨度長達(dá)7年。三是在利用編研材料時注重方便和高效。該辦充分利用檔案數(shù)字化優(yōu)勢，將編研材料形成電子件接入審計管理系統(tǒng)平臺，方便審計人員閱讀和利用。
四、深挖室藏資源，通過“三個方面”拓寬檔案利用服務(wù)面。一是深入挖掘歷年審計檔案問題線索，為進(jìn)一步擴大審計成果提供服務(wù)。如通過查閱2005年某資產(chǎn)管理公司審計檔案發(fā)現(xiàn)的土地出讓金問題線索，經(jīng)過審計人員進(jìn)一步跟蹤查證揭示出的國有資產(chǎn)流失問題被審計要情采用。二是充分發(fā)揮審計檔案歷史憑證的作用，為與其他政府部門實現(xiàn)信息共享提供服務(wù)。如為國家稅務(wù)總局稽查局提供2003年某省稅收征管質(zhì)量情況專項審計調(diào)查項目檔案查詢服務(wù)，實現(xiàn)了跨部門的檔案信息資源共享。三是利用室藏檔案的完整性和準(zhǔn)確性，為職工個人提供查詢服務(wù)。如為退休職工提供1998年個人房屋所有權(quán)登記和房屋契約的檔案查詢服務(wù)，使其子女辦理購房補貼有了可靠的依據(jù)和參考。
通過以上創(chuàng)新舉措，該辦的檔案歸檔質(zhì)量、檔案資源種類、檔案利用效率得到了有效提升。2012年以來，該辦陸續(xù)制定了《審計項目檔案立卷注意事項》和《文書檔案歸檔注意事項》等規(guī)定，細(xì)化現(xiàn)場審計操作規(guī)范，為審計人員提供清晰的工作程序和工作步驟指南，使歸檔標(biāo)準(zhǔn)更加具體和明確。同時，積極收集重大事項的聲像和照片檔案，建立審計項目電子檔案，豐富室藏檔案資源種類，使“死”檔案變成了“活”資料，檔案助力審計工作的優(yōu)勢得到有效發(fā)揮。（張建玲）
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