審計署上海辦采取四項措施加強檔案管理提升檔案質(zhì)量
近年來，審計署駐上海特派員辦事處以貫徹落實《審計機關(guān)審計檔案管理規(guī)定》為契機，加強組織管理，開展審計檔案宣傳培訓(xùn)，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，規(guī)范審計檔案管理工作，切實提升檔案質(zhì)量水平。
一是加強組織管理，建立健全檔案管理機制。上海辦建立了由業(yè)務(wù)處、辦公室、法規(guī)處分層負責(zé)、逐級把關(guān)的復(fù)核檢查工作機制，即由業(yè)務(wù)處對審計項目檔案質(zhì)量負全面責(zé)任；辦公室對檔審計檔案歸檔要素和標準負責(zé)，檢查“審計項目主審人員立卷、部門兼職檔案員初審、檔案員再審”的三級審核制度的落實情況；法規(guī)處負責(zé)檢查歸檔審計檔案內(nèi)容是否符合審計質(zhì)量要求。經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)的問題由負責(zé)歸檔業(yè)務(wù)處及時整改，提高檔案質(zhì)量。辦領(lǐng)導(dǎo)對歸檔工作專門研究提出要在每年歸檔之前進行一次質(zhì)量檢查，確保各類檔案特別是業(yè)務(wù)檔案法制化、規(guī)范化。
二是開展檔案宣傳培訓(xùn)，強化完善責(zé)任分工。認真組織兼職檔案員、青年干部進行審計檔案相關(guān)知識培訓(xùn)，先后請審計署檔案專家、審計質(zhì)量專家、優(yōu)秀項目評審專家等為全體審計干部講解審計項目檔案整理登記檢查等注意事項，切實落實審計檔案管理的新規(guī)定、新要求，努力提高審計檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化水平。針對新入職人員進行歸檔的情況，上海辦采取了先培訓(xùn)后上崗的做法，大大提高了歸檔的標準化。在審計檔案歸檔工作開展前，對立卷人進行培訓(xùn)，講解歷次歸檔工作中出現(xiàn)的問題、正確做法及注意事項，全面提升歸檔質(zhì)量。
三是完善基礎(chǔ)建設(shè)，確保檔案管理工作上檔升級。上海辦檔案室采用智能化環(huán)境自控系統(tǒng)，能同時自動控制空調(diào)、除濕、增濕、通風(fēng)、凈化等設(shè)備，且有防盜、消防報警功能。為更好地開展檔案數(shù)字化掃描工作，上海辦開辟了專門的檔案掃描室，安裝了監(jiān)控設(shè)備，配備了專用電腦。為應(yīng)對全國性審計項目檔案集中歸檔數(shù)量大時間集中的情況，該辦還購置了多臺移動平臺打孔機，大大提高了檔案裝訂質(zhì)量和速度。歸檔設(shè)備硬件上保障了歸檔的質(zhì)量，也提高了現(xiàn)代化檔案管理的基礎(chǔ)。同時，上海辦積極鼓勵審計人員利用OA閱覽電子檔案，查詢文件資料，電子閱檔率逐年提高。
四是強化檢查督促，保證檔案工作上水平。上海辦每年需處理各類新增檔案文件500余件，在工作中認真落實各類檔案管理規(guī)范文件，分類管理、分類檢查、逐項督促，把抓好文件的收管、錄批等程序，采取現(xiàn)代文書檔案管理等新方法，加強平時督促管理，使歸檔時點的檔案歸集工作有條不紊。（楊青）
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