近年來，審計署駐長春特派員辦事處扎實做好檔案基礎(chǔ)工作，規(guī)范檔案工作流程，提升檔案信息化水平，推進(jìn)檔案編研利用，使檔案工作逐步走向規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。最近，該辦在吉林省檔案局組織的全省檔案管理工作評比中一舉奪魁，以總分第一名的優(yōu)異成績被評為“吉林省機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化示范單位”。
健全制度，加強(qiáng)指導(dǎo)，全面推進(jìn)檔案工作規(guī)范管理。一是根據(jù)國家及審計署有關(guān)檔案制度，并結(jié)合特派辦工作實際，對原有檔案制度進(jìn)行了全面梳理與有效整合，研究制定了涵蓋各類檔案資料接收、整理、統(tǒng)計、鑒定、移交、保密、利用等各環(huán)節(jié)規(guī)定的《審計署長春特派辦檔案工作管理制度》，基本可以實現(xiàn)“一份制度指導(dǎo)各類檔案工作”的目標(biāo)，為檔案工作開展提供了制度保障。二是緊扣檔案工作“按時”和“保質(zhì)”兩大核心要求，針對檔案歸集過程中同類問題反復(fù)出現(xiàn)的情況，研究制定了檔案歸集參考目錄樣本，為檔案歸集工作提供了規(guī)范的操作指引。三是強(qiáng)化考核激勵引導(dǎo)作用，將檔案工作納入處室年度工作考核范圍，明確規(guī)定檔案歸集要求及扣分標(biāo)準(zhǔn)，對違反相關(guān)要求的處室，相應(yīng)扣減其年度考核得分。四是先行介入，細(xì)化責(zé)任，嚴(yán)格檔案管理。充分發(fā)揮處室兼職檔案員作用，嚴(yán)格處、辦兩級審核流程，堅持“未經(jīng)審核不得裝訂”的原則，要求機(jī)關(guān)檔案員提前介入，歸檔指導(dǎo)前移，提前布置歸檔內(nèi)容和要求，并對歸檔實施全過程動態(tài)跟蹤檢查，一旦發(fā)現(xiàn)錯漏立即整改。
保證投入，搭建平臺，大力推進(jìn)檔案信息化。一是按照審計署關(guān)于檔案信息化建設(shè)要求，充分保障檔案信息化工作投入，完成了建辦以來所有審計業(yè)務(wù)檔案、文書檔案的掃描工作。二是建立電子檔案資料庫，在檔案閱卷室配備多臺與網(wǎng)絡(luò)物理隔離的計算機(jī)，用于存儲電子檔案數(shù)據(jù)，供審計人員瀏覽查詢。三是依托審計署審計管理系統(tǒng)，在傳遞非涉密信息的專網(wǎng)以及傳遞涉密信息的密網(wǎng)上分別建立了檔案數(shù)據(jù)庫，并在機(jī)關(guān)檔案員的終端安裝網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，其他接入管理系統(tǒng)的終端安裝“檔案瀏覽器”，成功搭建了查詢便捷、瀏覽迅速的數(shù)字化檔案平臺，實現(xiàn)了“查文查檔不翻本、閱文閱檔不進(jìn)庫”的科學(xué)化檔案管理，為審計干部借閱檔案提供了極大便利。
深入挖掘，研究探索，積極推進(jìn)檔案編研利用。一是將每年全辦工作情況總結(jié)匯報、報刊采用宣傳文章、優(yōu)秀表彰審計項目情況介紹等匯編成冊，供全辦干部學(xué)習(xí)使用；撰寫《全宗介紹》、《組織機(jī)構(gòu)沿革》、《大事記》等多門類檔案編研材料；分段匯編本辦制定的規(guī)章制度，便于查找利用；認(rèn)真做好檔案移交、借閱利用、各門類檔案臺賬等基礎(chǔ)數(shù)字匯集工作，進(jìn)一步夯實檔案編研基礎(chǔ)。二是積極探索檔案資源的深度利用，鼓勵財政、企業(yè)、經(jīng)責(zé)等各領(lǐng)域有經(jīng)驗的審計人員對歷年同類項目查出問題進(jìn)行匯總，分析傾向性問題，總結(jié)先進(jìn)經(jīng)驗，進(jìn)而形成各領(lǐng)域?qū)徲嬳椖坎僮魇謨?；對歷年各領(lǐng)域的審計信息成果進(jìn)行對比分析，總結(jié)信息要點，為后續(xù)同類項目提供參考，力爭將死檔案變成活檔案。同時，加強(qiáng)檔案利用效果的反饋收集記錄，進(jìn)一步豐富檔案利用效果數(shù)據(jù)庫，并對被瀏覽數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，鎖定利用重點，明確利用方向。（管艷娜）
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